Project Management      

7.      Project Communication Management 

          Project communication management includes the process necessary to ensure that the information needs of the                      project and its stakeholders are meet through development of artifacts and implementation of activities designed to              achieve effective information exchange.  Project Manager needs to insure that the stakeholders get timely access to              the required information.

         Two way process of transferring information from one entity to another

         Project Manager spends 90% of his time on communication

            Communication Methods

            ·         Written or Verbal

            ·         Formal or Informal

            ·         Formal Written – P.M. Alan, Project Charter, Long distance communication

            ·         Formal Verbal  - Presentation

           ·         Informal Written  -notes & E-mails

            ·         Informal verbal  - conversation

            ·         E-mail

            ·         Fax

           ·         Telephone

           ·         Blogger

           ·         Skype

           ·         Facebook

          ·         Tweeter

Number of communication channels required =  N * (N – 1)/2

For 10 people then 10 (10-1)/2  = 45


A.            Plan Communication Management

                a.      Input

                         i.     Project Charter

                        ii.     Project Management Plan

                       iii.     Project Documents

                                  a.      Stakeholder register

                       iv.     Enterprise Environmental Factors

                        v.     Organizational Process Assets

                b.      Tools

                         i.     Expert Judgement

                        ii.     Communication by Analysis

                       iii.     Communication Technology

                       iv.     Communication Models

                        v.       Communication Methods

                       vi.     Inter-personal skills

                      vii.   Data Representation

                     viii. Meetings

                c.      Output

                         i.     Communication Management Plan

                        ii.       Project Management Updates

                       iii.     Project Documents Updates

B.      Manage Communication

          Manage communication is the process f ensuring timely and appropriate collection, creation, distribution, storage,                  retrieval, management, monitoring, and the ultimate disposition of project information.

                a.      Input

                         i.        Project Charter

                        ii.        Project Management Plan

                       iii.        Project Documents

                                   a.      Stakeholder register

                                   b.      Lessons learned

                       iv.       Enterprise Environmental Factors

                        v.       Organizational Process Assets

                 b.     Tools

                         i.        Communication technology

                        ii.        Communication Methods

                       iii.        Communication Skills

                       iv.        Project Reporting

                        v.        Inter-personal Skills

                       vi.       Meetings

                      vii.       Project Management Information System

                 c.     Output

                          i.       Project Communication

                         ii.       Project Management Plan updates

                        iii.      Project Documents Updates

                        iv.      Process Assets Updates

C.    Monitor Communications

                 a.     Input

                          i.      Documents

                                  a.      Project Communication

                         ii.     Work Performance

                        iii.     Enterprise Environmental Factors

                        iv.     Organizational Process Assets

                 b.     Tools

                          i.     Expert Judgement

                         ii.     Data Analysis

                        iii.     Inter-personal Skills

                        iv.     Meetings

                         v.     Project Information System

                 c.     Output

                          i.     Work Performance

                         ii.     Change Request

                        iii.     Project Management Updates

                        iv.     Project Documents Updates