Project Management      

9.      Project Procurement Management

          Project Procurement Management includes the processes necessary to purchase or acquire products, services, or                  results needed from outside the project team.

          A contract is a mutually binding agreement that obligates the seller to provide the specified product, service, or                        result and obligates the buyer to provide the monetary or other valuable consideration in return.

          In centralized contracting, a single contract manager handles multiple projects,

          In decentralized contracting a contract Manager is assigned to a project full time and reports to the project manager.

Types of Contracts

·         Cost Reimbursable (CR)  or Cost Plus

·         Time and Material (T & M)  Unit Price

·         Fixed Price (FP) or Lump Sum

·         Cost Plus Incentive fee (CPIF)

$150,00 cost   plus 15K incentive   70/30 split buyer to seller

Project actual cost $120,000

Saving by seller  = $150K -120K = 30K      Seller incentive 30%(30K) = 9K

Total amount received by seller   = 120K + 9K + 15 K = 144K

A.        Plan Procurement Management

             Plan procurement Management is the process of documenting project procurement decision specifying the                                 procurement approach and identifying potential sellers.

             a.      Input

                      i.      Project Charter

                     ii.      Project Management Plan     

                              a.      risk register

                              b.      Stakeholder register

                    iii.     Business Documents

                    iv.     Project Documents

                              a.      Risk Management Plan

                              b.      Work Performance Data

                              c.       Work Performance Reports

                     v.     Enterprise Environmental Factors

                    vi.     Organizational Process Assets

             b.      Tools

                      i.     Expert Judgement

                     ii.     Data Gathering

                    iii.     Data Analysis

                    iv.     Source Sheet Analysis

                     v.     Meetings

             c.      Output

                      i.     Procurement Management Plan

                     ii.     Procurement Strategy

                    iii.     Process Statement of Work

                    iv.     Source Selection

                     v.     Marker or Buy Decisions

                    vi.     Independent Customer Estimate

                   vii.     Change Request

                  viii.    Organizational Projects Assets Updates

                    ix.    Project Document Updates

B.        Conduct Procurement (Executing)

            Process of obtaining seller responses, selecting seller and awarding contract

            a.       Input

                      i.     Project Charter

                     ii.     Project Management Plan     

                              a.      risk register

                              b.      Stakeholder register

                    iii.      Business Documents

                    iv.      Project Documents

                     v.      Seller Proposals

                    vi.      Procurement Documents

                   vii.      Enterprise Environmental Factors

                  viii.      Organizational Process Assets

            b.      Tools

                      i.       Conduct Procurement

                     ii.       Advertising

                    iii.       Bidder Conference

                    iv.       Data Analysis

                     v.       Inter-personal Skills

                    vi.       Data Gathering

             c.      Output

                      i.       Selected Seller

                     ii.       Agreements

                    iii.       Change Request

                    iv.       Project Management Plan Updates

                     v.       Organizational Process Assets Updates

C.        Control Procurement (Monitor & Control)

            Control Procurement is the process of managing procurement relationships, monitoring contract performance, and                making changes and corrections to the contract as appropriate.

             a.      Input

                      i.       Project Charter

                     ii.       Project Management Plan

                    iii.       Work Performance Data

                    iv.       Work Performance Reports

                     v.       Approved Change Request

                    vi.       Procurement Documents

                   vii.       Project Documents

                  viii.       Enterprise Environmental Factors

                    ix.       Organizational Process Assets

             b.      Tools

                      i.       Expert Judgement

                     ii.       Claims Administration

                    iii.       Data Analysis

                    iv.       Inspections

                     v.       Audits

                    vi.       Conduct Procurement

             c.      Output

                      i.       Closed Procurement

                     ii.       Work Performance Information

                    iii.       Procurement Documents

                    iv.       Approved Change Request

                     v.       Project Management Plan Updates

                    vi.       Project Documents Updates

                   vii.       Organizational Process Assets Updates

                  viii.       Performance Reports

                    ix.       Enterprise Environmental Factors

                     x.       Organizational Process Assets